Politica de confidențialitate

Această politică se aplică website-ului vtm.ro, precum și formularelor online aferente serviciilor și activităților VTM, inclusiv formularelor de:

• contact;

• cerere de ofertă;

• interes pentru francizare;

• aplicare la joburi;

• abonare la newsletter.

1. Identitatea operatorului de date

Vulpoi & Toader Management SRL
CUI: 16414068
Nr. înregistrare Registrul Comerțului: J23/1745/2007
Sediu: Str. Dr. Iacob Felix nr. 87, Sector 1, București, România
E-mail general: office@vtm.ro
E-mail pentru protecția datelor: dpo@vtm.ro

2. Cui se aplică această politică

Această politică se aplică persoanelor care:

• vizitează website-ul nostru;

• ne contactează prin formularele disponibile pe site;

• solicită o ofertă pentru servicii;

• completează formularul de francizare;

• aplică pentru un job disponibil pe site;

• se abonează la newsletter.

3. Ce date cu caracter personal colectăm

În funcție de modul în care interacționați cu website-ul și cu VTM, putem colecta următoarele categorii de date:

3.1. Date colectate automat la utilizarea site-ului

Atunci când accesați website-ul nostru, anumite date tehnice pot fi colectate automat, direct sau prin intermediul unor tehnologii similare cookie-urilor, după caz. Aceste date pot include:

• adresa IP;

• informații despre browser și dispozitiv;

• sistemul de operare;

• data și ora accesării;

• paginile accesate;

• durata vizitei;

• sursa traficului;

• interacțiuni generale cu website-ul;

• identificatori online rezultați din cookie-uri sau tehnologii similare, dacă acestea sunt active și acceptate.

Detalii suplimentare despre aceste tehnologii sunt disponibile în Politica de cookies.

3.2. Date colectate prin formularul de contact

Atunci când completați formularul de contact, putem colecta:

• nume;

• adresă de e-mail;

• număr de telefon, dacă este solicitat;

• conținutul mesajului transmis;

• orice alte informații pe care alegeți să ni le comunicați.

3.3. Date colectate prin formularul de cerere de ofertă

Atunci când completați formularul de ofertare, putem colecta date de identificare, contact și informații de business relevante pentru evaluarea solicitării, inclusiv:

• denumirea societății;

• localitatea;

• cifra de afaceri;

• numărul punctelor de lucru;

• codul fiscal;

• numărul de înregistrare la Registrul Comerțului;

• domeniul de activitate;

• persoana de contact;

• adresa de e-mail;

• numărul de telefon;

• informații privind vectorul fiscal;

• numărul de angajați;

• informații operaționale relevante pentru estimarea volumului de lucru;

• software-ul de contabilitate utilizat;

• software-ul ERP utilizat;

• serviciile solicitate;

• alte informații necesare pentru pregătirea unei oferte.

3.4. Date colectate prin formularul de francizare

Atunci când completați formularul de francizare, putem colecta date precum:

• denumirea societății;

• localitatea;

• cifra de afaceri;

• numărul punctelor de lucru;

• codul fiscal;

• numărul de înregistrare la Registrul Comerțului;

• persoana de contact;

• adresa de e-mail;

• numărul de telefon;

• programul de contabilitate utilizat;

• programul ERP utilizat;

• anul înființării;

• numărul de angajați;

• numărul de clienți activi;

• informații despre tarifele practicate;

• domeniile de activitate predominante;

• serviciile contabile din portofoliu;

• orice alte informații furnizate voluntar de dumneavoastră în cadrul formularului.

3.5. Date colectate prin formularul de aplicare la joburi

Pentru candidatura la joburile publicate pe site, colectăm strict datele necesare evaluării candidaturii. În forma actuală a procesului de recrutare online, nu solicităm încărcarea de CV-uri prin site.

Putem colecta:

• nume;

• adresă de e-mail;

• număr de telefon;

• link către profilul LinkedIn;

• informații suplimentare furnizate voluntar în mesajul transmis;

• poziția pentru care aplicați, acolo unde aceasta este asociată paginii jobului respectiv.

3.6. Date colectate pentru newsletter

Atunci când vă abonați la newsletter, putem colecta:

• adresa de e-mail;

• numele, dacă acest câmp este prezent și completat;

• informații tehnice și de evidență privind abonarea, dezabonarea sau confirmarea opțiunii, în măsura necesară pentru administrarea listei de abonați și dovada consimțământului.

4. Scopurile în care prelucrăm datele

Prelucrăm datele cu caracter personal pentru următoarele scopuri:

4.1. Pentru a răspunde solicitărilor transmise prin formularul de contact

Folosim datele pentru a analiza mesajul dumneavoastră și pentru a vă răspunde.

4.2. Pentru a pregăti și transmite oferte de servicii

Folosim datele transmise în formularul de ofertare pentru a înțelege nevoile companiei și pentru a formula o propunere comercială sau pentru a continua discuțiile precontractuale.

4.3. Pentru a evalua interesul și eligibilitatea pentru francizare

Folosim datele din formularul de francizare pentru a analiza profilul companiei și pentru a decide dacă și în ce condiții putem continua dialogul comercial sau precontractual.

4.4. Pentru a gestiona candidaturile pentru joburi

Folosim datele furnizate prin formularul de aplicare pentru a evalua candidatura și pentru a vă contacta în cadrul procesului de recrutare.

4.5. Pentru a transmite newslettere

Folosim datele de abonare pentru a transmite articole, update-uri legislative și evenimente relevante pentru activitatea VTM.

4.6. Pentru analiză, măsurare și îmbunătățirea website-ului

Putem utiliza datele de utilizare a site-ului, în condițiile legii și ale opțiunilor dumneavoastră privind cookie-urile, pentru a înțelege modul în care este utilizat website-ul și pentru a-i îmbunătăți conținutul, performanța și funcționalitatea.

4.7. Pentru securitate și prevenirea abuzului

Putem prelucra anumite date tehnice și de utilizare pentru protejarea website-ului, limitarea spamului, prevenirea tentativelor de acces neautorizat și asigurarea funcționării corecte a formularelor.

4.8. Pentru apărarea drepturilor și intereselor noastre legitime

În măsura necesară, putem prelucra date pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept în instanță ori în cadrul unor proceduri administrative sau prealabile.

5. Temeiurile legale ale prelucrării

Prelucrăm datele cu caracter personal în baza unuia sau mai multora dintre următoarele temeiuri legale:

5.1. Demersuri la cererea persoanei vizate înainte de încheierea unui contract

Acest temei se aplică în special atunci când:

• ne solicitați o ofertă;

• ne contactați în vederea unei colaborări;

• completați formularul de francizare;

• aplicați pentru un job.

5.2. Consimțământul

Acest temei se aplică în special pentru:

• abonarea la newsletter;

• utilizarea cookie-urilor și tehnologiilor similare care nu sunt strict necesare, acolo unde consimțământul este cerut de lege.

Vă puteți retrage consimțământul în orice moment, fără a afecta legalitatea prelucrării efectuate anterior retragerii.

5.3. Interesul legitim al operatorului

Acest temei se poate aplica, după caz, pentru:

• securizarea website-ului și a formularelor;

• prevenirea fraudei, abuzului sau utilizării neautorizate;

• administrarea operațională a comunicărilor și solicitărilor primite;

• apărarea drepturilor și intereselor noastre legitime.

5.4. Îndeplinirea unei obligații legale

În anumite situații, putem prelucra date pentru a respecta obligații impuse de lege, inclusiv obligații fiscale, contabile, de arhivare, de cooperare cu autorități publice sau de apărare a drepturilor noastre.

6. Ce se întâmplă dacă nu furnizați datele

În măsura în care anumite date sunt necesare pentru analizarea solicitării dumneavoastră, pregătirea unei oferte, evaluarea unei candidaturi sau administrarea abonării la newsletter, nefurnizarea acestora poate face imposibilă procesarea cererii respective sau continuarea comunicării.

7. Sursa datelor

În general, colectăm datele direct de la dumneavoastră, atunci când:

• completați un formular;

• vă abonați la newsletter;

• utilizați website-ul;

• ne transmiteți un mesaj.

În anumite cazuri limitate, unele date tehnice sau de utilizare pot fi generate automat de sistemele site-ului sau de instrumentele tehnice activate.

8. Cui putem divulga datele

Nu vindem datele dumneavoastră personale. Putem transmite datele numai în măsura în care acest lucru este necesar pentru funcționarea site-ului, procesarea solicitărilor, furnizarea serviciilor sau respectarea obligațiilor legale.

Datele pot fi comunicate următoarelor categorii de destinatari, după caz:

• furnizorului platformei website-ului și formularelor;

• furnizorilor de servicii de e-mail și comunicare;

• furnizorilor de servicii de analiză și măsurare a traficului;

• furnizorilor de servicii de newsletter, după selectarea acestora;

• furnizorilor de servicii de securitate și protecție anti-spam;

• furnizorilor de servicii IT, mentenanță sau suport tehnic;

• furnizorilor de servicii juridice, fiscale sau de consultanță, dacă este necesar;

• autorităților publice sau instituțiilor competente, atunci când legea impune sau permite acest lucru.

În funcție de configurarea tehnică activă la momentul trimiterii formularului, datele din formulare pot fi transmise:

• prin e-mail către echipa VTM;

• prin intermediul platformei de formulare utilizate pe site;

• într-un document securizat de tip Google Sheets sau instrument similar, dacă această opțiune este activată de operator.

9. Instrumente și furnizori utilizați pe site

Website-ul poate utiliza, după caz, anumite servicii tehnice și de analiză furnizate de terți, inclusiv:

• platforma de construire și operare a website-ului;

• instrumente de analiză a traficului și a performanței site-ului;

• instrumente de management al tag-urilor;

• instrumente de analiză comportamentală, dacă sunt activate;

• furnizorul de servicii de newsletter, după selecția și implementarea acestuia.

La momentul redactării acestei politici, website-ul este construit pe infrastructură de tip Framer, iar VTM poate utiliza sau implementa, după caz:

• Google Analytics;

• Google Tag Manager;

• Microsoft Clarity, dacă este activat;

• un furnizor de newsletter ce va fi selectat ulterior și integrat în website.

Detaliile privind cookie-urile și tehnologiile similare sunt prezentate separat în Politica de cookies.

10. Transferuri internaționale de date

Anumiți furnizori utilizați de website sau de VTM pot prelucra date și în afara Spațiului Economic European.

În astfel de situații, VTM va urmări ca transferurile să se realizeze în conformitate cu legislația aplicabilă, prin utilizarea unor mecanisme legale adecvate, cum ar fi:

• decizii de adecvare emise de autoritățile competente;

• clauze contractuale standard;

• alte garanții recunoscute de legislația aplicabilă.

Puteți solicita informații suplimentare despre aceste garanții la adresa gdpr@vtm.ro.

11. Cât timp păstrăm datele

Păstrăm datele cu caracter personal doar atât cât este necesar pentru scopurile pentru care au fost colectate, cu respectarea cerințelor legale și a intereselor legitime justificate ale VTM.

În mod obișnuit, aplicăm următoarele perioade de păstrare:

• date din formularul de contact: până la 12 luni de la ultima interacțiune relevantă;

• date din formularul de ofertare: până la 24 luni de la ultima interacțiune relevantă;

• date din formularul de francizare: până la 24 luni de la ultima interacțiune relevantă;

• date aferente candidaturilor la joburi: până la 12 luni de la ultima interacțiune relevantă;

• date pentru newsletter: până la dezabonare sau până la retragerea consimțământului.

În plus, anumite date pot fi păstrate pentru perioade mai lungi:

• dacă legea impune acest lucru;

• dacă este necesar pentru constatarea, exercitarea sau apărarea unui drept;

• dacă este necesar pentru respectarea unor obligații de arhivare, conformitate sau securitate.

La expirarea perioadei aplicabile, datele vor fi șterse, anonimizate sau păstrate numai în forma minimă necesară, potrivit legii.

12. Drepturile dumneavoastră

În condițiile prevăzute de legislația aplicabilă, beneficiați de următoarele drepturi:

• dreptul de acces la date;

• dreptul la rectificarea datelor inexacte sau incomplete;

• dreptul la ștergerea datelor;

• dreptul la restricționarea prelucrării;

• dreptul la opoziție;

• dreptul la portabilitatea datelor, acolo unde este aplicabil;

• dreptul de a vă retrage consimțământul, atunci când prelucrarea se bazează pe consimțământ;

• dreptul de a depune o plângere la autoritatea competentă pentru protecția datelor.

Pentru exercitarea acestor drepturi, ne puteți contacta la:
gdpr@vtm.ro

Vom analiza cererea și vom răspunde în termenele prevăzute de lege.

13. Autoritatea de supraveghere

Dacă apreciați că drepturile dumneavoastră au fost încălcate, aveți dreptul să vă adresați Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (ANSPDCP).

14. Securitatea datelor

VTM adoptă măsuri tehnice și organizatorice rezonabile pentru a proteja datele cu caracter personal împotriva:

• accesului neautorizat;

• utilizării abuzive;

• divulgării nepermise;

• modificării, distrugerii sau pierderii accidentale.

Aceste măsuri pot include, după caz:

• limitarea accesului la date;

• control intern al accesului și al fluxurilor de lucru;

• utilizarea unor furnizori tehnici adecvați;

• măsuri de protecție împotriva spamului și abuzului;

• proceduri interne de analiză și gestionare a incidentelor.

Cu toate acestea, niciun sistem nu poate garanta securitate absolută. Din acest motiv, vă recomandăm să transmiteți prin formulare numai informațiile necesare.

15. Datele minorilor

Website-ul și serviciile prezentate pe acesta nu sunt destinate minorilor. VTM nu urmărește în mod intenționat colectarea de date de la minori. Dacă aveți motive să credeți că un minor ne-a transmis date personale fără bază legală adecvată, ne puteți contacta la gdpr@vtm.ro.

16. Linkuri către alte site-uri

Website-ul nostru poate conține linkuri către website-uri sau platforme aparținând unor terți. VTM nu controlează modul în care acești terți prelucrează datele personale. Vă recomandăm să consultați politicile de confidențialitate aplicabile fiecărui site extern accesat.

17. Modificări ale politicii

Ne rezervăm dreptul de a actualiza periodic această Politică de confidențialitate, pentru a reflecta modificări legislative, tehnice, operaționale sau comerciale.

Versiunea actualizată va fi publicată pe website, iar data ultimei actualizări va fi modificată corespunzător.

18. Contact

Pentru întrebări privind această Politică de confidențialitate sau modul în care prelucrăm datele personale, ne puteți contacta la:

Vulpoi & Toader Management SRL
E-mail: dpo@vtm.ro
E-mail general: office@vtm.ro