Principalul avantaj al arhivării este securitatea datelor. În mod similar, unele cerințe de natura legală pot garanta stocarea și organizarea datelor astfel încât orice organizație să poată oferi dovada documentației din trecut. În aceste condiții, arhivarea documentelor este cea mai sigură soluție, deoarece asigură securitate și o păstrare eficientă.

Pregătirea documentelor statutare cuprinde:

• Pregătirea balanțelor de verificare și a registrelor contabile și fiscale obligatorii;
• Pregătirea declarațiilor fiscale și a situațiilor financiare și contabile, alte declarații/ situații contabile sau fiscale cerute de lege;
• Amortizarea lunară și deprecierea bunurilor mobile și imobile, intangibile și tangibile;
• Valorificarea inventarului pe baza listelor de inventariere, etc.

Pentru ca procesul de arhivare a documentelor să se poată realiza în cele mai bune condiții, este important ca o organizație să aibă o politică de arhivare a documentelor bine definită și clar conturată. VTM oferă consultanță în implementarea celor mai bune politici de arhivare, atât fizică cât și electronică. Arhivarea electronică permite organizațiilor să utilizeze mai puțin spațiu fizic, față de documentele arhivate în mod fizic, însă oricare variantă necesită o politică eficientă de gestionare a acestora.

Există multe instrumente disponibile pentru arhivarea eficientă a documentelor și multe altele organizații utilizează aceste instrumente IT avansate pentru a stoca informații sensibile. VTM oferă soluții de arhivare fizică și electronică pentru clienții săi tocmai pentru a preîntâmpina nevoile clienților săi.